Im Frühsommer 2022 trafen sich rund 60 Projektleitende der Verwaltung zum «Erfahrungsaustausch Projektmanagement». Sie diskutierten, was erforderlich ist, um Projekte im digitalen Zeitalter erfolgreich zu leiten. Das sind die drei wichtigsten Erkenntnisse.
Agiles Projektmanagement gewinnt an Bedeutung
Da häufige Veränderungen im Projektumfeld durch den digitalen Wandel stark zunehmen und eine schnelle Anpassung erfordern, werden agile Projektmanagement-Methoden immer bedeutender. Agile Projektmanagement-Methoden unterscheiden sich von klassischen durch eine hohe Ergebnisoffenheit, einen frühen und regelmässigen Einbezug der Anspruchsgruppen sowie ein iteratives Vorgehen. Sie ermöglichen den Projektleitenden, rasch auf Veränderungen im Projektumfeld zu reagieren und ein Produkt zu entwickeln, das punktgenau den Anforderungen der Nutzenden entspricht. Voraussetzung für die Entfaltung agiler Projektmanagement-Methoden sind flache Hierarchien, Eigenverantwortung, eine hohe Vertrauenskultur und Fehlertoleranz sowie eine offene Feedbackkultur.
Change Management rückt in den Fokus
Neben häufigen Veränderungen im Projektumfeld nehmen mit dem digitalen Wandel auch die Auswirkungen von Projekten auf die Mitarbeitenden oder weitere Anspruchsgruppen (etwa Bürgerinnen und Bürger) zu. Immer wichtiger ist deshalb, die vom Projekt betroffenen Personen im Veränderungsprozess zu begleiten. Projektleitende nehmen daher mehr und mehr auch die Rolle einer Change Managerin oder eines Change Managers ein. Dazu gehört, die Betroffenen für die Veränderung zu begeistern, ihnen den Sinn und die persönlichen Vorteile der Veränderung aufzuzeigen und ihnen die Möglichkeit zu geben, die Veränderung mitzugestalten.
«Um die Digitalisierung optimal nutzen zu können, braucht es eine Kultur, in der Neues ausprobiert wird und auch Fehler gemacht werden dürfen.»
Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte
Da Digitalisierungsprojekte oft Neuland sind, ist es für das Gelingen dieser Projekte zudem wichtig, relevante Fachbereiche frühzeitig ins Projekt miteinzubeziehen und sicherzustellen, dass das Projekt auch von den Anwendern mitgetragen wird. Entscheidend ist ausserdem, First-Mover zu gewinnen, die das Projekt unterstützen, es gegen innen und aussen vertreten und dafür werben. Auch sollte ein schrittweises Vorgehen gewählt werden, bei dem das Projekt zuerst pilotweise bei den First-Movern und dann auf Basis dieser Erfahrungen bei den übrigen Dienststellen eingeführt wird.
Wie weiter?
Die Weiterentwicklung des Projektmanagements nimmt in der neuen HR-Strategie eine zentrale Rolle ein. Aktuell prüfen die Staatskanzlei und das Finanzdepartement daher, welche Angebote zur Unterstützung der Projektleitenden bereitgestellt werden können. In die Prüfung fliessen auch die oben beschriebenen Erkenntnisse und die Rückmeldungen aus dem «Erfahrungsaustausch Projektmanagement» mit ein.
Welcher Arbeitsort passt heute zu deinen Aufgaben?
Das Büro, das Homeoffice oder ein Coworking Space?
Seit Juli 2022 bietet dir der Kanton St.Gallen die Möglichkeit, am Coworking-Pilotprojekt mitzumachen und verschiedene Coworking Standorte auszuprobieren. Weitere Infos findest du im Intranet unter Personelles / New Work / Coworking.
Mach mit, durchbrich deine Routine, probiere Neues aus und berichte uns von deinen Erfahrungen unter new-work@sg.ch. Wir sind gespannt auf deine Rückmeldung!
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