Vielen stellt es beim Stichwort Prozessmanagement oder Business Process Management (BPM) die Nackenhaare auf. Vielleicht ist es auch dir ein Graus, wenn Prozesse standardisiert und akribisch festgehalten werden müssen? Ganz anders geht es Pascal Spindler, dem Leiter Prozessmanagement des Kantons. Wer mit ihm über das Thema spricht, spürt deutlich: Dieser Mann ist Feuer und Flamme für seinen Job.
Das hat seinen Grund: «Prozessmanagement ist unser Werkzeug für die digitale Zukunft. Wir wollen Prozesse automatisieren? Dann müssen wir wissen, wer macht was, womit, in welcher Zeit. Und das geht nur, wenn wir unsere Prozesse definiert und standardisiert haben.» Ein Beispiel: Wenn du eine Weiterbildung machen möchtest, musst du diese beantragen. Dieser Antragsprozess soll schon bald komplett automatisiert ablaufen. «Dabei ist ein schriftlich festgehaltener Prozess Gold wert», erklärt Pascal Spindler. «Mit ihm als Basis kann der gewünschte Ablauf programmiert werden.»
Darum lohnt sich Prozessmanagement
Ein intaktes Prozessmanagement besteht aus verschiedenen Elementen. Die Prozess-Gestaltung, -Führung und nicht zuletzt: die Prozess-Optimierung. Standardisieren heisst für Pascal Spindler nämlich auch optimieren, effizienter werden. «Da haben wir bei den Abläufen inner – halb der Verwaltung noch viel Potenzial», merkt er an. Damit Prozesse effizienter werden, muss Spindler über die Grenzen der Departemente hinaus denken. Denn viele Prozesse laufen überall in der Verwaltung ab: In allen Departementen gibt’s einen Budget-Prozess oder werden Spesen abgerechnet. Es sollen nicht alle Departemente für sich das Rad neu erfinden, sondern anhand eines standardisierten Prozesses nachschlagen, was zu tun ist – das ist effizient, verhindert Leerläufe und spart Geld. Das freut auch die Zielgruppen, die Pascal Spindler besonders am Herzen liegen: «Unsere Anstrengungen und Optimierungen sollen in letzter Konsequenz der St.Galler Bevölkerung sowie der Wirtschaft zugutekommen.»
Allein kann man nicht wirken. Das geht nur im Team.
Doch wer weiss, wie ein Prozess am besten ablaufen sollte? Für Pascal Spindler sind es in erster Linie die «Prozessprofis»: «Mitarbeitende, die Prozesse tagtäglich abwickeln, besitzen das Prozesswissen und erkennen am besten, wo Optimierungspotenzial besteht. Vor allem neue Mitarbeitende haben einen frischen Blick auf eingespielte, aber unhinterfragte Abläufe.» Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren gleichzeitig mit am meisten von einem sauberen Prozessmanagement. Das Wissen ihrer Vorgängerinnen oder Vorgänger ist mit deren Abgang nicht weg, sondern in Prozessen festgehalten, an denen sie sich orientieren können.
Pascal Spindler im Optimierungswahn?
Im Verlauf unseres Gesprächs wird immer klarer, dass Prozesse nicht nur «die DNA des Kantons», sondern auch Pascal Spindler in Fleisch und Blut übergegangen sind.
Packt ihn auch privat der Optimierungswahn? «Ich denke natürlich auch zu Hause oft in Prozessen. Ein paar Gegenstände in unserer Küche würde ich zum Beispiel gerne optimaler platzieren da gerate ich aber in einen Konflikt mit meiner Frau. Und es gibt einen Ort in meinem Leben, da herrscht das pure Chaos: meine Werkbank.»
Auf einen Blick:
Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identi
fikation, Dokumentation, Gestaltung, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Grundlage eines erfolgreichen Prozessmanagements ist die einheitliche und systematische fachliche Dokumentation der Aufgaben, Leistungen und Prozesse.
Wer hilft?
Pascal Spindler ist der Leiter Prozessmanagement des Kantons. Er berät und unterstützt die Staatskanzlei, die Departemente wie auch die Ämter in Themen des Prozessmanagements, führt interne BPM-Schulungen durch und ist Ansprechperson für die Prozessmanagerinnen und -manager in den Departementen. Weitere Infor – mationen und Kontakte findest du auf der BPM-Intranetseite.
