Karin und Dani, der Zeitplan zur Einführung von MS Teams ist lang. Bevor MS Teams im September ausgerollt wird, sind schon Hunderte «Guides» sowie Vorgesetzte trainiert worden, es gibt eine Ausprobierphase sowie einen Pilot-Roll-out. Warum so viel Aufwand für ein neues Arbeitsmittel?
Karin: Die Einführung von MS Teams hat zwei Seiten: eine technische und eine menschliche. Die neuen technischen Möglichkeiten werden unsere Zusammenarbeit stark verändern. Deshalb geben wir dem Begleiten und Befähigen der Mitarbeitenden in diesem Prozess ein so grosses Gewicht.
Dani: Dass wir MS Teams stufenweise einführen, hat zudem einen grossen Vorteil: Es findet ein Lernprozess statt. Wir können den Roll-out-Prozess, Anleitungen sowie die Kommunikation nach jedem Einführungsschritt optimieren.
Mit dem Training der sogenannten «Guides» hat die Einführung von MS Teams begonnen. Wie verlief dieser Start?
Karin: Wir gingen davon aus, dass wir die MS-Teams-Guides mühsam zusammensuchen müssen. Doch schon nach dem ersten Aufruf haben sich zahlreiche Mitarbeitende gemeldet. Dieses Interesse und diese Motivation zu spüren, war ein schöner Moment.
Dani: Die zweite Überraschung war die aktive Teilnahme der Guides. Klar, nicht alle sind freiwillig dabei (schmunzelt). Aber dass sich Woche für Woche jeweils im Schnitt 120 Guides Zeit nehmen für Workshops und Austausche, werten wir als sehr positives Zeichen und grosses Interesse.
Die Einführung von MS Teams hat zwei Seiten: eine technische und eine menschliche.
Was habt ihr aus der Arbeit mit den Guides mitgenommen?
Karin: Spannend zu sehen war, dass innerhalb der Guides bereits eine Dynamik entstand, die wir uns auch für die spätere Einführung von MS Teams in der gesamten Verwaltung erhoffen: Man teilt Wissen, hilft einander weiter, sucht bei Bedarf selbstständig mehr Informationen zu einzelnen Themen und macht spannende und innovative Vorschläge.
Selbstbestimmtes Lernen also?
Dani: Genau. Wir zeigen auf, welche Möglichkeiten MS Teams bietet. Der Rest bleibt bewusst relativ offen, damit jede und jeder MS Teams gemäss den eigenen Bedürfnissen nutzen kann.
Kommen Mitarbeitende, die technisch weniger versiert sind, dabei nicht zu kurz?
Dani: Unser Ziel ist es, alle so zu befähigen, dass sie mindestens die zentralsten Funktionen von MS Teams nutzen können. Alles Übrige liegt in der eigenen Verantwortung. Diese Offenheit kann zu Beginn vielleicht überfordern. Die Forderungen nach mehr Anleitungen, Vorgaben und Kontrolle sind schon jetzt da. Wenn wir aber alles kontrollieren, hat das nichts mehr mit der offenen Zusammenarbeit zu tun, die wir laut Wertekompass anstreben.
Unsere Offenheit kann zu Beginn vielleicht überfordern.
Karin: Wir können diese Forderungen der Guides gut verstehen. Natürlich gibt es Bereiche, wo Fehler keinen Platz haben, wo es klare Regeln braucht. Dieses Feedback hilft zudem dem übergeordneten Projektteam, Prioritäten zu setzen. Die Unsicherheit zeigt aber auch, dass wir in der Praxis noch keine echte Fehlerkultur leben. Beim Einführen von neuen Arbeitsmitteln ist das Fehlermachen jedoch ein wichtiger Teil des Lernprozesses.
Wo kann ich als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter mit klaren Vorgaben rechnen?
Dani: Beim Thema Datenschutz und Informationssicherheit, das vielen Sorgen macht, sind Richtlinien in Erarbeitung. Auch für die Kommunikation oder den Umgang mit Besprechungen über MS Teams wird es Spielregeln geben, mehrheitlich im Sinne von Empfehlungen. Wie genau MS Teams in den einzelnen Departementen, Ämtern und Abteilungen genutzt wird, liegt aber in deren Verantwortungsbereich. So werden wir der grossen Heterogenität beim Kanton gerecht.
Nicht alle sind glücklich, dass MS Teams eingeführt werden soll. Wie holt ihr Skeptikerinnen und Skeptiker mit ins Boot?
Karin: Hier spielen die Guides eine zentrale Rolle. Sie helfen uns, Widerstand zu erkennen, und können niederschwellig Fragen beantworten und Missverständnisse aufklären. Der Umgang mit Widerstand war deshalb auch Teil ihres Trainings. Ein erster Schritt ist es, dem Widerstand Raum zu geben. Ängste aufnehmen und thematisieren, dem Austausch nicht aus dem Weg gehen.
Dani: Wichtig ist es, transparent und authentisch zu bleiben. Dazu gehört, Fehler zuzulassen und auf Kritik und Einwände einzugehen, statt sie unter den Teppich zu kehren.
